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发布人: 档案室 发布时间: 2016/03/09 点击量:3011 返回
各处室、各学院:
为做好2015年档案资料的收集整理工作,根据档案管理工作要求,现将有关事项通知如下:
一、收集整理范围:
1、本次收集2015年1月1日~12月31日的文档资料。
2、各部门形成的反映学校主要职能活动的、有保存价值的文档材料(包括以学校名义撰写下发的文件资料)。
3、上级或同级机关下发的需要学校贯彻执行的文件材料(包括对学校进行表彰的文件材料)。
4、下级机关报送的重要文件材料。
5、其它对学校工作具有参考价值的文件材料。
6、各部门形成的反映学校重要活动的声像材料(包括录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、照片等)。
7、各部门获得的反映学校重要活动的荣誉材料(如奖杯、奖牌、奖状、锦旗、题词、纪念品、赠送品等)
8、各处室大事记。(2015年1月1日—12月31日)
二、档案上交交接规范
1、文书档案类
包括党群行政类、教学科研类、仪器设备类。每年1月1日——12月31日各处(院)形成的文件材料,由各处(院)兼职档案员按照学校指定的归档范围和要求,对本处档案按时间顺序进行整理保管。填写好《上交档案登记表》,于次年3月31日前上交学校档案室。校档案室要在次年6月31日以前按照上级档案整理工作规定和要求整理归档完毕。
2、财会类档案
每年形成的财会档案,由财务部门按照上级会计档案归档范围及要求负责整理,并拟写标题,编写卷号,编制目录。整理好后,由财务部门保管一年后(最迟不超过两年),向档案室移交,并办理移交手续。校档案室及时接收并归档。
3、基建类档案
一个基建项目完成以前形成的文件材料,先由负责基建项目的部门认真保管,基建项目完成以后,由负责基建项目部门的兼职档案员,按照文件形成的时间顺序,将全部材料整理好,于两个月内上交档案室。校档案室要在一个月内整理归档。
4、音像类档案
属于归档范围的音像材料,必须由摄录人员或承办处室在摄像工作结束后负责收集、整理、并附上文字说明,列好清单,随文书档案于次年3月31日以前上交档案室。校档案室及时整理归档。
5、荣誉奖品类档案
各处(院)每年所获荣誉奖品在本处(院)保存一年时间,次年3月31日以前,随文书档案一并上交校档案室。档案室及时整理归档。
三、 收集整理要求
1、各部门档案员完成本部门各类资料的收集工作,并对所收集的资料进行初步整理: 按类别、按时间顺序排列,剔除重份、复印件、核对是否为最终稿、是否有领导签字与印章等。
2、部门领导进行档案资料的鉴定:是否齐全、完整、准确,如不全面应组织人员加以完善补充。
3、各部门将整理好的文件一一登记,填入《上交文档登记表》、《上交音像、图片、实物登记表》,均一式两份,经部门领导签字后,连同文档、2015年各处室《大事记》一并交档案室。
4、上交时间截至到3月31日。
附件1:上交文书档案登记表
附件2:上交音像、图片、实物登记表
附件3:各处院大事记模板