关于收集2013年档案材料的通知

各处室、各学院：
    为做好2013年档案资料的收集整理工作，根据档案管理工作要求，现将有关事项通知如下：
    一、收集整理范围：
    1、本次收集2013年1月1日～12月31日的文档资料。
    2、各部门形成的反映学校主要职能活动的、有保存价值的文档材料（包括以学校名义撰写下发的文件资料）。
    3、上级或同级机关下发的需要学校贯彻执行的文件材料（包括对学校进行表彰的文件材料）。
    4、下级机关报送的重要文件材料。
    5、其它对学校工作具有参考价值的文件材料。
    6、各部门形成的反映学校重要活动的声像材料（包括录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、照片等）。
    7、各部门获得的反映学校重要活动的荣誉材料（如奖杯、奖牌、奖状、锦旗、题词、纪念品、赠送品等）。
   8、各处室大事记。（2013年1月1日—12月31日）
    二、 收集整理要求
    1、各部门档案员完成本部门各类资料的收集工作，并对所收集的资料进行初步整理:按类别、按时间顺序排列，剔除重份、复印件、核对是否为最终稿、是否有领导签字与印章等。
    2、部门领导进行档案资料的鉴定：是否齐全、完整、准确，如不全面应组织人员加以完善补充。
    3、各部门将整理好的文件一一登记，填入《上交文档登记表》、《上交音像、图片、实物登记表》，均一式两份，经部门领导签字后，连同文档、2013各处室《大事记》一并交档案室。
    4、上交时间为2014年4月1---10日。

附件：

1、档案室与其他处院相关工作流程及交接规范

2、上交音响、图片、实物登记表

3、上交文档登记表

4、大事记模板