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各处室、各学院：
为做好2012年档案资料的收集整理工作，根据档案管理工作要求，现将有关事项通知如下：
一、收集整理范围：
1、本次收集2012年1月1日～12月31日的文档资料。
2、各部门形成的反映学校主要职能活动的、有保存价值的文档材料（包括以学校名义撰写下发的文件资料）。
3、上级或同级机关下发的需要学校贯彻执行的文件材料（包括对学校进行表彰的文件材料）。
4、下级机关报送的重要文件材料。
5、其它对学校工作具有参考价值的文件材料。
6、各部门形成的反映学校重要活动的声像材料（包括录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、照片等）。
7、各部门获得的反映学校重要活动的荣誉材料（如奖杯、奖牌、奖状、锦旗、题词、纪念品、赠送品等）。
8、各处室大事记。（2012年1月1日—12月31日）
二、 收集整理要求
1、各部门档案员完成本部门各类资料的收集工作，并对所收集的资料进行初步整理: 按类别、按时间顺序排列，剔除重份、复印件、核对是否为最终稿、是否有领导签字与印章等。
2、部门领导进行档案资料的鉴定：是否齐全、完整、准确，如不全面应组织人员加以完善补充。
3、各部门将整理好的文件一一登记，填入《上交文档登记表》、《上交音像、图片、实物登记表》，均一式两份，经部门领导签字后，连同文档、2012各处室《大事记》一并交档案室。
4、上交时间为2013年4月1---10日。
附件：
档案室与其他处院相关工作流程及交接规范
上交音响、图片、实物登记表
上交文档登记表
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